Databehandlingsvilkår

DATABEHANDLINGSVILKÅR FESTCAM.DK

Aftalte betingelser for databehandling

Kunden tiltræder disse vilkår om behandling af data (Databehandlingsvilkår) som del af aftalen mellem FestCam.dk og Kunden, om Kundens leje af et eller flere FestCam photobooth(s) (Lejeaftalen). FestCam photobooth er en standard kameraenhed til optagelse af selfie billeder og med tilhørende cloudtjeneste til visning og opbevaring af Kundens fotos, der er optaget med de lejede FestCam photobooths.

Databehandlervilkårene gælder både for behandling af personoplysnigner og for behandling af øvrige data i form af fotos og andet materiale, der ikke udgør personoplysnigner.

FestCam.dk vil i henhold til Databeskyttelsesforordningens definitioner være databehandler for Kunden i forbindelse med opbevaring og visning af fotos optaget med FestCam photobooth, når de optagne fotos udgør personoplysninger, samt bearbejdede versioner heraf i form af eksempelvis .gif filer mv. (herefter blot refereret til som fotos).

Databehandlingsvilkårene er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen).

Parterne skal hver især overholde de forpligtelser, som de gældende databeskyttelsesregler fastsætter og Databehandlingsvilkårene frigør dermed ikke hverken Kunden eller FestCam.dk for sådanne forpligtelser.

Databehandlingsvilkårene har virkning fra det tidspunkt Kunden accepterer Lejeaftalen.

Databehandlingsvilkårene supplerer herudover Lejeaftalen og har forrang for deri konfliktende vilkår.

Varighed

Databehandlingsvilkårene er gældende, fra de får virkning, og indtil FestCam.dk har slettet Kundens data i overensstemmelse med reguleringen i Data-behandlingsvilkårene og Lejeaftalen. Databehandlingsvilkårene og Lejeaftalen er indbyrdes afhængige, og Databehandlingsvilkårene kan derfor ikke opsiges særskilt.

FestCam.dk’s særlige garantier

FestCam.dk garanterer overfor Kunden, at FestCam.dk besidder tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at gennemføre fornødne foranstaltninger for at overholde Databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de behandlingsaktiviteter, FestCam.dk skal gennemføre for Kunden.

Kundens særlige ansvar

Kunden er ansvarlig for at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning i forhold til de personoplysninger, som overlades til FestCam.dk’s behandling. Kunden er herunder overfor FestCam.dk navnlig ansvarlig for og indestår for, at:

– Kunden har fornøden hjemmel til at behandle og til at overlade det til FestCam.dk at behandle de personoplysninger i form af fotos, e-mailadresser og mobiltelefonnumre, der indlæses i FestCam photobooth cloudtjenesten.

– Den afgivne instruks, i henhold til hvilken FestCam.dk skal behandle personoplysninger på vegne af Kunden, er lovlig.

Behandlingernes karakter og formål

De aftalte behandlingers karakter er fastsat af parterne til opbevaring og tilgængeliggørelse af fotos, optaget med en FestCam photobooth og uploaded til FestCam photobooth cloudtjenesten og dertil knyttede ydelser.

Det kan herudover være aftalt mellem parterne, at karakteren af behandlingerne også omfatter levering af tjenesteydelser, som medfører behandling af Kundens oplysninger.

FestCam.dk vil dermed behandle de overladte oplysninger med det aftalte formål at levere servicen FestCam photobooth cloudservice til Kunden.

Typen af oplysninger

De overladte behandlinger omfatter de typer af oplysninger, som Kunden lader indeholde i de optagne fotos med FestCam photobooth samt de bearbejdede versioner heraf i form af eksempelvis .gif filer mv. (defineret som fotos ovenfor). Der vil som udgangspunkt alene være tale om fotos af fysiske personer og dermed almindelige personoplysnigner. Billedernes karakter og indhold kan dog medføre, at der også behandles særlige kategorier af personoplysnigner (følsomme oplysninger)

Herudover omfatter behandlingerne mobiltelefonnumre og e-mailadresser angivet af de personer, der optager fotos med FestCam photobooth.

Kategorier af registrerede

Kategorierne af registrerede personer, som FestCam.dk overlades at behandle oplysninger om, omfatter fysiske personer, som Kunden lader benytte FestCam photobooth. FestCam photobooth er designet til, at det navnlig er Kundens gæster til festlige arrangementer, der behandles oplysninger om.

Omfang af behandlingsaktiviteter

FestCam.dk må alene udføre behandling af Kundens personoplysninger i overensstemmelse med Kundens instrukser, som er dokumenteret gennem en skriftlig aftale, og som FestCam.dk har accepteret.

Ved Kundens accept af Databehandlervilkårene, instruerer Kunden FestCam.dk om at foretage opbevaring af fotos og tilgængeliggørelse heraf via en cloudtjeneste og på de øvrige vilkår som er angivet i Lejeaftalen og i disse Databehandlingsvilkår, samt foretage sådanne behandlinger af navnlig teknisk karakter, som er nødvendige for at levere opbevaring og tilgængeliggørelse, herunder også vedligeholdelses- og backupbehandlinger.

Kunden kan herudover anmode FestCam.dk om at modtage yderligere skriftlige instrukser for behandling af personoplysninger for Kunden, idet FestCam.dk frit kan vælge at acceptere eller afslå sådanne yderligere instrukser. FestCam.dk accepterer dog altid en instruks om at ophøre med at foretage videre behandling, hvilket medfører at FestCam.dk sletter Kundens fotos i cloudtjenesten, som angivet under punktet Udlevering og sletning af Kundens data nedenfor.

FestCam.dk vil efterkomme Kundens instrukser, som FestCam.dk har godkendt, medmindre sådan behandling vil være i strid med den gældende databeskyttelseslovgivning, som FestCam.dk er underlagt, og FestCam.dk på udførelsestidspunktet er bevidst om dette. I så fald underrettes Kunden herom.

FestCam.dk er dog uanset Kundens instrukser – herunder også om sletning – forpligtet til at foretage behandlinger af Kundens personoplysninger, hvis dette følger af en retlig forpligtelse, som FestCam.dk er underlagt. Kunden underrettes i så fald herom, inden behandlingen gennemføres, med mindre sådan underretning er ulovlig.

Kunden fastlægger dermed formål og omfang af de til FestCam.dk overladte behandlingsaktiviteter.

Levering af statistik til FestCam.dk

Som del af de aftalte behandlinger genererer FestCam photobooth cloudtjenesten statistik om Kundens brug af FestCam photobooth og af cloudservicen. Kunden accepterer at videregive sådanne statistiske oplysninger om Kundens brug til FestCam.dk. FestCam.dk anvender sådanne oplysninger til at forbedre sine produkter og services og til at vejlede kunder til den bedste FestCam oplevelse. De statistiske oplysninger der videregives til FestCam.dk indeholder ikke personoplysnigner.

Autoriseret adgang til fotos

Adgang til FestCam photobooth cloudservicen sker ved hjælp af kundens e-mailadresse samt Kundens ordrenummer.

Varighed af behandlingsaktiviteter

FestCam.dk foretager behandling af Kundens personoplysninger så længe FestCam.dk er forpligtet under Lejeaftalen til at udføre behandlinger. Hvor Kunden ikke har tegnet abonnement på opbevaring af fotos, er behandlingernes varighed typisk i indtil 30 dage efter upload af Kundens fotos til FestCam photobooth cloudtjenesten. Herefter sletter FestCam.dk Kundens fotos og øvrige overladte personoplysninger. Kunden kan dog i overensstemmelse med punktet Udlevering og sletning af Kundens data instruere FestCam.dk om at slette alle fotos og øvrige oplysninger på et tidligere tidspunkt.

Sikkerhedsforanstaltninger

FestCam.dk iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til Databeskyttelsesforordningen artikel 32. FestCam.dk gennemfører herunder passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de overladte fotos og øvrige oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger.

FestCam.dk anvender Microsoft Azure til dataopbevaring. De gennemførte og planlagte sikkerhedsforanstaltninger kan løbende ændres, idet ændringer i sikkerhedsforanstaltninger dog aldrig må føre til en overordnet set forringelse af sikkerhedsniveauet.

Rapportering af sikkerhedsbrud

Hvis FestCam.dk bliver opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden i forhold til de personoplysninger, som FestCam.dk behandler for Kunden, skal FestCam.dk underrette Kunden om bruddet på persondatasikkerheden uden unødig forsinkelse, efter at FestCam.dk er blevet bekendt med, at der er sket et sådant brud.

FestCam.dk skal uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, tage rimelige og proportionelle skridt for at begrænse skaden ved bruddet.

I forlængelse af underretningen til Kunden skal FestCam.dk give en beskrivelse af omstændighederne ved bruddet, bruddets karakter, hvilke skridt FestCam.dk har taget eller påtænker at tage for at begrænse skaden ved bruddet, og hvilke forhold FestCam.dk mener, Kunden skal være særlig opmærksom på i forbindelse med bruddet, med henblik på at Kunden kan opfylde sine forpligtelser ved brud på persondatasikkerheden indenfor Databeskyttelsesforordningens opsatte tidsfrister.

Underretning kan fremsendes på e-mail til den af Kunden angivne kontaktadresse i forbindelse med indgåelse af Lejeaftale.

FestCam.dk meddelelse om brud på persondatasikkerheden udgør ikke en anerkendelse af skyld eller ansvar i forhold til et indtruffet brud på persondatasikkerheden.

FestCam.dk bistår herudover på anmodning Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 33 og artikel 34 under hensyntagen til den overladte behandlings karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for FestCam.dk i forhold til et brud på persondatasikkerheden, som indtræffer hos FestCam.dk.

Brug af underdatabehandlere

Kunden giver ved sin accept af disse Databehandlervilkår sin generelle godkendelse til, at FestCam.dk må gøre brug af andre databehandlere (underdatabehandler). Information om anvendte underdatabehandlere, inklusive deres funktion, og i hvilket land underdatabehandleren er etableret i, er tilgængelig på FestCam.dk’s hjemmeside https://festcam.dk/Underdatabehandlere.

FestCam.dk sikrer ved antagelse af en underdatabehandler, at der indgås en skriftlig aftale med underdatabehandleren, hvorigennem det sikres at

• der stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen.
• underdatabehandleren pålægges de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i disse Databeskyttelsesvilkår, hvilket vil sige at kravene i Databeskyttelsesforordningen art. 28(3) skal efterleves samt at
• underdatabehandleren alene behandler Kundens persondata i den udstrækning, det er påkrævet for at opfylde de leveranceforpligtelser, underdatabehandleren har påtaget sig overfor FestCam.dk, samt at behandlingen sker i overensstemmelse med de aftalte instrukser.

Opfylder en underdatabehandler ikke sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver FestCam.dk fuldt ansvarlig over for Kunden for opfyldelsen af underdatabehandlerens databeskyttelsesforpligtelser.

Til hosting (dataopbevaring) anvender FestCam.dk Microsoft Azure, og Kunden accepterer, at Microsoft anvendes som underleverandør på de databeskyttelsesvilkår, der indgår i Microsoft’s til enhver tid gældende standardvilkår. Microsofts vilkår findes på http://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=3&DocumentTypeId=46.

FestCam.dk kan løbende opdatere listen over anvendte underdatabehandlere. Opdatering vil ske forinden eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler gennemføres. Har Kunden indsigelser mod planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler, skal Kunden straks slette alle Kundens fotos og øvrige personoplysnigner indeholdt i FestCam photobooth cloudtjenesten, og i alle tilfælde inden den varslede ændring gennemføres. Opsigelse af Aftalen er Kundens eneste beføjelser overfor FestCam.dk i denne situation.

Overførsler af data

FestCam.dk opbevarer Kundens data indenfor EU, og der overføres derfor ikke personoplysninger til tredjelande.

FestCam.dk kan dog som en undtagelse overføre Kundens fotos til et tredjeland eller en international organisation, når det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som FestCam.dk er underlagt; i så fald underrettes Kunden om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

Bistand til Kunden

FestCam.dk forpligter sig til efter Kundens skriftlige anmodning herom at yde Kunden følgende bistand:

FestCam.dk bistår, under hensyntagen til de overladte behandlingers karakter, så vidt muligt Kunden ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af Kundens forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af registreredes rettigheder som fastlagt i Databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

FestCam.dk bistår også Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til de overladte behandlingers karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for FestCam.dk.

FestCam.dk er berettiget til et særskilt vederlag for den bistand, der ydes til opfyldelse af Kundens anmodninger under dette punkt Bistand til Kunden. Vederlaget beregnes på grundlag af det tidsforbrug FestCam.dk har anvendt samt FestCam.dk’s til enhver tid gældende timesats for sådant arbejde.

For så vidt angår bistand til opfyldelse af Kundens forpligtelser efter Databeskyttelsesforordningen art. 33-34 har FestCam.dk dog ikke krav på vederlag for opfyldelse af de forpligtelser, FestCam.dk har efter punktet Rapportering af sikkerhedsbrud.

Udlevering og sletning af Kundens data

Efter Kundens valg sletter eller tilbageleverer FestCam.dk alle personoplysninger i form af fotos og øvrige personoplysnigner til Kunden, efter at tjenesterne vedrørende behandling er ophørt, og FestCam.dk sletter eksisterende kopier, medmindre FestCam.dk er underlagt en retlig forpligtelse, som foreskriver at FestCam.dk skal foretage opbevaring af personoplysningerne.

Gennemførelse af Kundens instruks om at slette eller udlevere Kundens fotos sker direkte i FestCam photobooth cloudtjenesten, hvor Kunden kan både downloade og slette enkelte eller alle fotos. Kunden giver herudover instruks om, at ved ophør af Kundens abonnement på FestCam photobooth cloudtjenesten, skal FestCam.dk slette alle kundens fotos. Sletning påbegyndes 45 dage efter ophør af Kundens adgang til cloudtjenesten og skal være afsluttet senest 60 dage efter cloudtjenestens ophør.

Ansvar og ansvarsbegrænsning

For erstatning og anden kompensation, som skal betales til registrerede, som følge af overtrædelse af Databeskyttelsesforordningen, finder Databeskyttelsesforordningen artikel 82 og supplerende regler i Databeskyttelsesloven § 40 anvendelse. Parterne aftaler endvidere, at hvis en Part har udredt erstatningsbeløb til en skadelidt, der ikke svarer til fuld erstatning, kan denne Part gøre regres efter princippet i art. 82, stk. 5 i forhold til det faktiske udredte beløb.

Parterne hæfter hver især for bøder og anden straf, der pålægges dem, og sådanne bøder kan ikke kræves betalt eller erstattet af den anden Part.

FestCam.dk’s førelse af fortegnelser

FestCam.dk er forpligtet til at føre fortegnelser over de kategorier af behandlingsaktiviteter, som udføres for Kunden i overensstemmelse med Databeskyttelses-forordningen art. 30, stk. 2. Kunden er forpligtet til at oplyse FestCam.dk om navn og kontaktoplysninger på Kundens eventuelle repræsentant og databeskyttelsesrådgiver og ajourføre sådanne oplysninger, så fortegnelserne kan føres korrekt. Oplysninger om evt. repræsentant og databeskyttelsesrådgiver skal Kunden sende til e-mailadressen GDPRoplysninger@FestCam.dk sammen med relevant ordrenummer.

Fortrolighedsforpligtelse

FestCam.dk skal sikre, at de personer, der er autoriseret til at behandle Kundens personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. FestCam.dk og enhver, der udfører arbejde for FestCam.dk, og som har adgang til Kundens fotos, må kun behandle disse efter Kundens instruks, som er accepteret af FestCam.dk, medmindre anden behandling kræves i henhold til en retlig regulering, som FestCam.dk er underlagt.

FestCam.dk må alene autorisere personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til kundens fotos og øvrige personoplysnigner for at kunne opfylde leveringsforpligtelsen overfor Kunden. FestCam.dk skal løbende vurdere autorisationer og lukke adgange, når autorisationer udløber eller ophører.

FestCam.dk må dermed ikke gøre sig bekendt med Kundens fotos medmindre der gives konkret tilladelse hertil, men må alene tilgå fotos når det er nødvendigt i driftsøjemed.

Tilsyn og revision

FestCam.dk stiller på Kundens anmodning alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af kravene i Databeskyttelsesforordningen artikel 28 og i disse Databehandlingsvilkår til rådighed for Kunden. FestCam.dk giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af Kunden eller en anden revisor, som er bemyndiget af Kunden.

Den nærmere regulering og procedure for tilsyn og revision kan FestCam.dk fastsætte og offentliggøre på sin hjemmeside, og FestCam.dk kan her også gøre formularer tilgængelige, som skal anvendes af Kunden ved anmodning om tilsyn og revision.

Inspektion kan alene ske af en person, som underlægger sig FestCam.dk’s almindelige sikkerhedsforanstaltninger, og som tiltræder en fortrolighedsklausul direkte overfor FestCam.dk.

FestCam.dk kan fremsætte indsigelse mod en af Kunden udpeget person til gennemførelse af tilsyn og/eller inspektion, hvis den udpegede person efter FestCam.dks rimelige vurdering ikke er egnet eller kvalificeret til at kunne gennemføre inspektionen eller tilsynet, herunder at personen (1) ikke er uafhængig, (2) er en direkte konkurrent til FestCam.dk eller (3) af anden grund oplagt er uegnet til varetagelse af opgaven.

Fremsætter FestCam.dk indsigelse mod den udpegede person, må Kunden udpege anden person til gennemførelse af inspektionen eller tilsynet.

Inspektion og tilsyn med anvendte underdatabehandlere sker gennem FestCam.dk. Kunden kan dog vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion også hos underdatabehandleren. Inspektion og tilsyn skal her ske under overholdelse af underdatabehandlerens opsatte vilkår for inspektion.

FestCam.dks og underdatabehandleres eventuelle omkostninger i forbindelse med afholdelse af et fysisk tilsyn eller inspektion hos enten FestCam.dk eller underdatabehandleren, afholdes af Kunden. FestCam.dk og eventuelle underdatabehandlere er herudover berettiget til vederlag for den medgåede tid til inspektionen, fastsat ud fra gældende prisliste.

Ændringer til Databehandlervilkårene

FestCam.dk kan med et varsel på 30 dage ændre disse Databehandlervilkår. Oplysninger om planlagte ændringer fremsendes til Kunden på den e-mailadresse, der er registreret som kontaktoplysning på Kunden ved ordreafgivelsen. Hvis Kunden ikke ønsker at acceptere de varslede ændringer, kan Kunden opsige sin Lejeaftale på FestCam photobooth eller hvor optagelserne er uploaded til cloudtjenestenom, opsige fremtidig adgang til FestCam photobooth cloudtjenesten. Kunden har ikke herudover nogen beføjelser som konsekvens af ændringer til Databehandlingsvilkårene.

FestCam.dks kontaktoplysninger

Kundens henvendelser til FestCam.dk omkring databeskyttelse skal fremsendes til:

FestCam.dk

Assentorpvej 61

7295 Stenlille

E-mail: info@FestCam.dk

Tlf.: +45 711 55 007